Uključi kameru dok si na Zoom-u, piši agendu: Kako uz pomoć online alata rešiti izazove rada od kuće

Ilustracija: Nikola Jovanović Foto: Shutterstock/Privatna arhiva

U prošlom tekstu pisala sam o radu od kuće, tome ko štedi i koliko, a kome je ipak, najteže. Kako će određeni procenat radnika nastaviti zauvek da radi od kuće, trebalo bi da prigrlimo nove mogućnosti i tehnologiju i naučimo kako da ih koristimo na najbolji mogući način.

Pre nego što sam krenula da osmišljavam treninge o radu u virtuelnom okruženju, uradila sam kratko istraživanje sa svojom publikom.

Najčešća pitanja na koje su želeli da dobiju odgovor su – kako organizovati interaktivne sastanke tj. kako naterati ljude da učestvuju i kako da sastanci budu produktivniji.

Kada sam krenula da dublje ispitujem taj problem, saznala sam da mnogi koriste tehnologiju kao izgovor da ne učestvuju na sastancima. Ovo rade i studenti i učenici, a iznenadilo me je jer rade i zaposleni. Ne radi im kamera, imaju tehničkih problema, internet konekcija je loša. U nekim situacijama to jesu realni razlozi, a nekad su izmišljeni.

Rešenje za odgovornost i etiku nemam, ali sa prelaskom na drugačiji način rada, mora da se uspostave i drugačije pravila.

Online sastanci

Osnovno pravilo online sastanaka treba da bude:

Svi učesnici moraju da imaju uvek uključenu kameru. U suprotnom pričate u monitor. Ne znate da li neko sluša ili gleda u telefon ili prevrće očima. Ne vidite da li neko želi nešto da kaže ili se osmehuje i prati šta govorite. Uključena kamera na online sastancima treba da bude bonton, osnova lepog ponašanja i poštovanja sagovornika.

Sledeće pravilo treba da bude – svaki sastanak mora da ima agendu. Ovo treba da važi i za offline sastanke. Često sastančimo mnogo više i duže nego što je zaista potrebno. Nekad će slanje agende ovo sprečiti. Dešavalo se da kada vidim agendu i pitanja koja treba da se prođu, napišem svoje odgovore i pošaljem nazad organizatoru uz pitanje – Da li i nakon ovih odgovora imamo potrebu za sastankom? Često odgovor bude ne, a ja dobijem više vremena da završim ostale zadatke.

Na osnovu cilja sastanka biramo alat.

Najpopularniji alat za online sastanke je ubedljivo Zoom, osim kod kompanija i organizija koje koriste Microsoft 365 ili Webex. Inače, Zoom je od početka pandemije do juna porastao više od 350% u broju korisnika (CNN), a profit im je skočio sa $328m do $777m u trećem kvartalu ove godine (statista).

Interaktivni online sastanci

Sve platforme za online sastanke su se mnogo unapredile u odnosu na pre par meseci, jer sa njihovim većim korišćenjem javili su se novi problemi i potrebe koje su usput i rešavane. Tako su omogućene i nove funkcije. Sada je, na primer, moguće da na online konferencijama imate i simultanog prevodioca, da pišete po tabli koju svi učesnici mogu da vide, delite ljude u „virtuelne sobe“ po grupama itd.

Ako želite da uključite ljude da tokom sastanaka budu aktivni i nešto rade, možete da koristite neke od alata za to. Na primer, Mentimeter je odličan za interaktivne prezentacije. Ljudi mogu da glasaju, odgovaraju na pitanja i rezultati se odmah vide na ekranu.

Zatim, Miro možete da koristite za brainstorming sastanke ili prikupljanje povratnih informacija nakon treninga ili sastanka, za planiranje itd. Miro je interaktivna tabla koja se može koristiti i za planiranje, kreiranje biznis planova itd. Konkurenti su Nearpod, Liveboard i Mural, ali meni je Miro najpraktičniji, mada možete isprobati i stražiti sami pa vidite.

Toasty je platforma za sastanak u kojoj je integrisana Miro tabla, a i sama ima još mnogo igrica i zanimljivih aktivnosti i za online tim bidinge, ali i za planiranje i rad.

Alati za zajednički rad na istim dokumentima

Umesto da dokumente šaljete jedni drugima mejlom, pa pratite promene i onda menjate u finalnom dokumentu predloge različitih kolega, sve je lakše kad svi imate pristup istom dokumentu i samo pratite promene, pa ih prihvatite ili ne. To se najlakše radi kroz Gugl Drive, jer Gugl ima sve što ima i Microsoft 365 samo je besplatan.

Gugl docs je isto što i word, Gugl sheet je isto što i excel, slides je isto što i power point. Kroz Gugl drive možete da podelite dokumenta na kojima radite sa vašim članovima tima.

Kroz opciju deli, ukucate mejlove ljudi sa kojima želite da podelite dokument, i svi radite na istom dokumentu u isto vreme.

Ovo je sve isto moguće u Microsoft Timsu, samo bi vaša kompanija ili organizacija morala da plaća licencu za korišćenje njihovih alata. Ako to nije slučaj, koristite Gugl 😊

Šaljite video poruke

Život i rad u online svetu mi je poslao lakši kada sam otkrila alat loom. Nije slovna greška, zoom je za sastanke a loom je za video poruke. Integriše se u Internet Explorer ili Gugl Chrome ili Mozzilu, Operu, Safari (šta god da koristite) i klikom na dugme možete da snimite video poruku i pošaljete je nekom.

Možete da snimate i vaš ekran, što je odlično ako nekom objašnjavate kako da nešto uradi ili komentarišete neku stranicu, tekst i izmene koje želite da se naprave. Možete da snimate i samo vas bez deljenja ekrana i možete samo ekran bez vas. U svakom slučaju, štedi mnogo vremena i mnogo olakšava online rad jer ubrzava komunikaciju a povećava jasnoću komunikacije. Umesto da nekom kucate instrukcije i pitate se da li će vas dobro razumeti, ovako možete da zaista pokažete šta treba da uradi i šta očekujete.

Online konferencije

Osnovna razlika između običnog online sastanka i online konferencije, webinara ili virtuelnom samita je u broju učesnika. Sastanci obično imaju manji broj učesnika – od 2 do recimo maksimalno 20ak (ako hoćemo da bude iole produktivan) i svi imaju mogućnost da učestvuju. Webinari i konferencije mogu da imaju i po nekoliko stotina ili hiljada učesnika. Druga razlika je što na online konferencijama i webinarima učesnici nemaju mogućnost da uključe kameru, mikrofon ni podele ekran. To rade samo prezenteri, predavači, panelisti, govornici na online konferenciji. Učesnici imaju chat i „Pitanja i Odgovori“ dugme da mogu da komentarišu i postavljaju pitanja.

Zbog toga nije moguće koristiti standardne alate za sastanke ako organizujete online konferenciju. Potrebno je ili unaprediti postojeći alat (zoom, webex ili gugl) i platiti za webinar opciju ili izabrati neki od webinar alata.

Organizacija projekata, zadataka, aktivnosti

Ovi online alati bi trebalo da se koriste i kada se ne radi od kuće (ili odakle god) jer su odlični i vrlo prkatični, kada se naviknete da ih koristite i kada svi članovi tima počnu da ih aktivno koriste. Najjednostavniji je definitivno ToDoIst, ali  možda baš zbog toga i najpraktičniji.

Od kompleksnijih tu su Asana, Trello, Basecamp, Infolio, Airtable. Isprobajte pa vidite šta će vama i vašim zadacima i timu najviše odgovarati. Microsoft ima svoje Tasks, ima i Gugl To Do listu.

Ne treba da gubimo vreme isprobavanjem i ispitivanjem svega. Definitivno ne treba da počnemo da koristimo sve, jer će to onda biti potpuno kontra-produktivno. Izgubićemo mnogo više vremena u alatima nego u obavljanju posla. Međutim, treba izabrati alate i napraviti dogovor i plan sa svojim timom šta koristimo i kako. Uložiti vreme u pravljenju strukture i osmišljavanju načinu rada u online svetu može da vam uštedi mnogo vremena kasnije i učini da budete mnogo produktivniji a i zadovoljniji.

(Autor: Ana Brzaković, stručnjak za komunikacije, i autor bloga anabrzakovic.com)