Kako voditi sastanak od 15 minuta? To je nova poslovna norma, ni kraće ni duže

Foto: Shutterstock

Neke kompanije skraćuju vreme sastanaka na samo 15 minuta, tako što šalju više informacija unapred, smanjuju broj učesnika i koriste softvere za uspešnije organizovanje komunikacije.

Smanjenje dužine sastanaka pomaže u smanjenju "sagorevanja" (burnout sindroma) i povećanju angažovanja, rekli su izvršni direktori za CNBC.

Dodavanje pitanja umesto izjava, takođe pomaže u efikasnosti.

Teme za vas

"Hej, možemo li da imamo kraći, ali efikasniji sastanak?", to pitanje je učestalo dobijao stručnjak Džim Szafranski od svojih klijenata, koji čine širok spektar: od startapa do Fortune 100 kompanija.

Džim upravlja firmom "Prezi" iz Mađarske, ali sa kancelarijama u San Francisku, koja se bavi softverima. Njihova tehnologija dopušta klijentima da vizuale i animacije u video prezentacije i sastanke.

Klijenti sve češće traže savet o tome kako da smanje trajanje lajv sastanaka, na samo 15 minuta, rekao je on, razgovarajući za CNBC putem video poziva.

- Ono što žele da urade je da povećaju povezanost između zaposlenih, izvuku bolju produktivnost na tim sastancima i pokušaju da smanje ove probleme sagorevanja koji su pogorišani upotrebom Zoom-a - istakao je Szafranski i podelio nekoliko saveta.

Ti saveti se tiču spremanja informacija unapred, dogovaranja vremena sastanka koje odgovara svakom učesniku, a jedan od načina da se to uradi je da osoba koja vodi sastanak snimi kratak video kako bi objasnila suštinu okupljanja i odluke koje treba doneti.

Klijenti ove firme nisu usamljeni u "problemu". Naime, oko 67% rukovodilaca koje je anketirao "Korn Ferry" još 2019. reklo je da previše vremena provodi na sastancima, i to im je prepreka za rad.

U međuvremenu, studija Majkrosofta o moždanim talasima pokazala je da su polučasovni, uzastopni sastanci povećali stres kod učesnika - a kompanija je zbog toga smanjila "podrazumevane" dužine sastanaka.

(Telegraf Biznis)