Elektronsko fakturisanje: Kada naučimo pravila, kako ih primeniti?

Srbija je u procesu transformacije jedne za privredu veoma važne oblasti, oblasti fakturisanja. Iako su i dosada važeći propisi predviđali mogućnost izrade i slanja fakture u elektronskom obliku, bez obaveznog pečata i potpisa, novi Zakon o elektronskom fakturisanju menja same pojmove fakture i fakturisanja.

Ovaj zakon je usvojen kao deo šireg reformskog paketa, koji obuhvata i promene propisa o fiskalizaciji, sve u cilju borbe protiv sive ekonomije, transparentnije naplate PDV-a, automatizacije rada Poreske uprave i ostvarivanja ušteda za privredu i državu.

Teme za vas

Država je uvažila primedbe privrednika, te je obavezna primena propisa odložena sa prvobitno predviđenog 01.01.2022. na 01.05.2022. kada propis počinju da primenjuju svi javni subjekti, tj. direktni i indirektni korisnici budžeta i javna preduzeća, kao i subjekti privatnog sektora koji su obveznici PDV-a kada fakturišu javnom sektoru. Od 01.07.2022. propis počinje da se primenjuje u transakcijama gde je poverilac javni subjekt a dužnik subjekt privatnog sektora, da bi puna primena propisa, koja obuhvata i sve međusobne transakcije subjekata privatnog sektora koji su obveznici primene, počela 01.01.2023.

Šta su novine?

Izdavanje fakture se standardizuje, te faktura mora da bude izrađena na osnovu UBL 2.1 standarda, u XML formatu. Ovo iz upotrebe izbacuje neke do sada uobičajene načine izrade fakture u elektronskom formatu (npr. PDF) i papirnom formatu.

Izmenjen je i način slanja računa i prijema računa, te će se, od datuma početka primene za odgovarajuću kategoriju subjekta i za transakcije na koje se odnosi, faktura slati i primati isključivo preko Sistema elektronskih faktura, rešenja koje je uspostavila država, kao centralizovano mesto za razmenu elektronskih faktura. Ovo će iz upotrebe izbaciti slanje mailom, poštom i sl, šta više, povreda obaveze izdavanja, prijema i čuvanja faktura na način kako je propisano predviđa i kazne u visini do 2 miliona dinara.

Sistem elektronskih faktura je trenutno dostupan u demo verziji (koja još uvek ne obuhvata sve predviđene funkcionalnosti), a njegovo korišćenje, tj. slanje i prijem faktura moguće je na dva načina, neposredno ili putem informacionih posrednika. Sistem se neposredno koristi ili putem korisničkog interfejsa, ili povezivanjem softvera korisnika sa Sistemom elektronskih faktura preko aplikativnog interfejsa.

Posredno korišćenje podrazumeva upotrebu usluga informacionih posednika, koji su za obavljanje delatnosti slanja, prijema i čuvanja faktura u ime i za račun korisnika dobili dozvolu Ministarstva finansija, nakon sveobuhvatne provere i odobravanja sistema rada posrednika. Sam korisnik ostaje odgovoran za tačnost transakcije koja je iskazana na računu, dok za pouzdanost i bezbednost prijema i slanja odgovara posrednik.

Što se čuvanja tiče, predviđeno je da se fakture čuvaju isključivo u Sistemu elektronskih faktura, ili u slučaju subjekata privatnog sektora, alternativno kod informacionih posrednika. Čuvanje faktura u sistemima samih korisnika će, što se tiče novog propisa i eventualne poreske kontrole, biti nevažeće, dok traje rok za obavezno čuvanje.

Foto: Shutterstock

Dodatno, a sve u cilju boljeg obuhvata naplate PDV-a i smanjenja mogućnosti za poresku evaziju, predviđena je obaveza evidencije obračuna PDV-a u Sistemu elektronskih faktura za promet poreskih dužnika za koji nije izdata elektronska faktura, odnosno za promet na malo za koji ne postoji obaveza izdavanja fiskalnog računa.

Razumeli smo propise, kako ih primeniti?

Kompleksnost novina i relativno kratak rok za prilagođavanje su uneli dosta konfuzije u privredu, te se kao glavno pitanje postavilo – kako se prilagoditi. U gotovo svakoj kompaniji ili subjektu koji je obveznik primene je potrebno prilagođavanja postojećih računovodstvenih softvera ili odabir nekog od dostupnih rešenja za elektronsko fakturisanje, pošto će neposredno korišćenje Sistema elektronskog fakturisanja putem korisničkog interfejsa biti nepraktično i neefikasno (gotovo nemoguće) za kompanije koje izdaju veći broj faktura. Korisnicima je na raspolaganju i usluga informacionih posrednika, u kom slučaju ne moraju da razmišljaju o prilagođavanju i performansama sistema, već o odabiru pouzdanog partnera za ovu odgovornu aktivnost.

Kompanija Coming osmislila je aplikativno rešenje koje u potpunosti odgovara zakonskim zahtevima i omogućava povezivanje korisnika na Sistem elektronskih faktura, te kreiranje, slanje, primanje i odobravanje istih, kao i praćenje njihovih statusa i prijem obaveštenja na e-mail korisnika. Rešenje je moguće integrisati sa svim modernim računovodstvenim softverima i ERP rešenjima, a moguća je i ručna obrada transakcija.

Softversko rešenje za upravljanje fakturama moguće je koristiti kao uslugu (kroz Coming Cloud) ili na infrastrukturi korisnika.

Dodatno, softver za razmenu elektronskih faktura je moguće koristiti integrisano sa Coming ComDoc sistemom za upravljanje dokumentima (DMS), gde korisnik ima priliku da na jednom mestu, u skladu sa politikom svoje kompanije čuva, arhivira, pretražuje dokumentaciju i upravlja njome kroz uspostavljanje radnih procesa po meri svakog korisnika.

(Telegraf Biznis)