Korona je otvorila vrata kancelarije budućnosti, u svoje dosadašnje ćemo samo svraćati

Foto: Mars Multisales, Pixabay

Za neke kompanije, prethodnih nekoliko meseci donelo je značajne izazove i prepreke, posebno u organizovanju svakodnevnog posla. Nova realnost na poslu podrazumeva temeljnu upotrebu tehnologija i onlajn platformi, ali da li se svodi samo na to?

Moram da priznam da je Covid-19  otvorio vrata kancelarije budućnosti – kakvu smo vežbali u Marsu već barem jednu deceniju, i koja je konačno postala realnost.

Pandemija je do sada pokazala da posao može da se obavi i izvan kancelarije s istim nivoom produktivnosti, dok su zaposleni  zadovoljni odgovornostima i resursima van kancelarije. Mnoga najnovija istraživanja pokazuju da su zaposleni voljni da rade na daljinu i imaju veću fleksibilnost, zato ako kompanije budu otvorene za promene, većina radnih sredina biće preoblikovane u tzv. kancelarije budućnosti. Ali šta da očekujemo od toga?

Uloga fizičke kancelarije i timskih sastanaka se menja

Prethodno, kancelarija je bila prevashodno prostor gde ste mogli da se prepustite radu, ali i gde su održavani sastanci kao radne sesije, platforme za ažuriranje statusa, brejnstorming i razmena informacija, ili kao alati za planiranje posla itd. Kada je rad na daljinu ušao u naše živote i postao značajan deo naših svakodnevnih agendi, zaposleni i poslodavci postali su fleksibilniji, što je dovelo do transformacije kancelarija, sastanaka i njihovih prethodnih uloga. 

Budućnost nalaže da kancelarija postane mesto gde će zaposleni svraćati i uključivati se u određene zadatke, brejnstorming ili radi interakcije lice u lice, ali s obzirom da će većina njih raditi na daljinu, neće biti potrebe za ličnim stolovima i nekadašnjom kancelarijskom opremom. 

Iz iskustva Marsa, smatram da ako tim pretežno radi na daljinu i sastaje se samo nekoliko puta godišnje, fizički sastanci treba da donesu dodatnu vrednost – mogu da se organizuju u jednoj od naših država, izvan kancelarija, i da sadrže elemente timbildinga kao što su kuvanje, slikanje, veslanje, na primer. Ti sastanci treba da budu posvećeni neposlovnim temama, kao što su  zajedničko stvaranje, angažovanost i stalno unapređivanje tima s odličnim rezultatima. To je način na koji smo pristupili radu na daljinu u našem regionu, gde su timovi raspodeljeni u 14 zemalja, i ovaj pristup se pokazao uspešnim u pogledu ojačavanja veze i obezbeđenja visoke angažovanosti tima koji radi na daljinu.

Rad na daljinu zahteva snažno liderstvo na daljinu i kulturu 

Promena radne sredine je takođe približila značaj liderstva na daljinu i jake organizacione kulture. Za neke zaposlene, onlajn sastanci i rad na daljinu možda zvuče lako, ali za mnoge lidere, ovo može biti izazovno, jer nije svako naviknut na rad u sredini gde njihov tim ne sedi odmah pored. Ljudima fale govor tela, lična interakcija i drugi aspekti tradicionalnog posla, koji igraju veliku ulogu u svakodnevnom radu i izgradnji veza između članova timova i lidera. Digitalni alati koji nam pomažu da radimo na daljinu i sarađujemo efikasno su ključni za rad na daljinu, ali ne treba da potcenimo značaj poverenja i kompanijske kulture koja treba da bude zasnovana na njenim vrednostima.

Lideri treba da budu spremni da podignu svoje veštine na viši nivo kada je pitanju predvođenje timova na daljinu, i da se stalno razvijaju. Liderstvo na daljinu zahteva mnogo veći nivo poverenja, jer nije moguć mikromenadžment, i jer omogućava članovima tima da slobodno odluče kada i kako da rade, s većim fokusom na ishod i rezultat. Lideri moraju da umeju da komuniciraju efikasno i jasno o zadacima i očekivanjima, da upravljaju performansama na daljinu i evaluiraju ih, moraju da inspirišu, motivišu i podstiču angažovanost sa distance, da obezbede efikasne virtuelne sastanke, da podučavaju i razvijaju zaposlene, grade poverenje i veze bez fizičkih sastanaka s timom. Treba razviti puno toga, u poređenju s tradicionalnim radnim mestom pre pandemije.

Zdravlje i dobrobit zaposlenih su postali važniji nego ikad pre 

Zdravlje i bezbednost ne znače samo izbegavanje nezgoda na poslu, pružanje zdravstvenog osiguranja i komfornu stolicu u kancelariji, oni znače i preduzimanje mnogih preventivnih postupaka kako bi se sprečilo širenje virusa ili pojava bolesti. To znači podržavanje aktivnog životnog stila, i ohrabrivanje zaposlenih da vode računa o svom fizičkom i mentalnom zdravlju.

Iskustvo s pandemijom je naglasilo potrebu da se više pažnje obrati na ličnu higijenu, zaštitu, zdravlje i bezbednost u svakodnevnom životu, uključujući i odgovorno ponašanje u kancelariji, i učešće na fizičkim sastancima. U kancelariji budućnosti,poznatijoj kao virtuelna kancelarija, oblast zdravlja i bezbednosti se širi, i takođe će obuhvatati fokus na dobrobit, mentalno zdravlje, ravnotežu poslovnog i privatnog života zaposlenih, kao i upravljanje sopstvenom energijom. 

Foto: Pixabay

Očekujem da će kompanije pokrenuti nove i opreznije mere i zahteve u kancelarijama kako bi zaštitile zdravlje i bezbednost zaposlenih. Takođe je potrebna i promena u mentalitetu zaposlenih, kako bi se obezbedilo odgovorno ponašanje u vezi sa zdravljem i zaštitom drugih. Na primer, u praksi bi to značilo fleksibilnu organizaciju rada i priliku da osoba koja primeti bilo kakve simptome bolesti radi od kuće. Ovo smo praktikovali i pre, ali COVID-19 je dokazao značaj snažnog fokusa na zdravlje i bezbednost u kancelariji budućnosti.

Onlajn platforma za učenje omogućiće stalni razvoj zaposlenih

Ne znamo šta će budućnost doneti, ali sigurni smo da danas treba da učimo i razvijamo se kako bismo bili efikasni, uspešni i produktivni u budućnosti. Samoinicijativno učenje i onlajn resursi za učenje dostupni 24/7 na samo jedan klik za sve saradnike pružaju prilike za razvoj u različitim oblastima, pomažući nam da budemo u toku s industrijskim i globalnim trendovima, da stalno unapređujemo veštine zaposlenih i podržimo ih u ostvarivanju profesionalnih ciljeva. Omogućavanje pristupa različitim digitalnim resursima za učenje i ohrabrivanje zaposlenih da stalno uče je jedna od aktivnosti koje svaka kompanija treba da preduzme.

Takođe, u svakoj kompaniji postoje entuzijastični zaposleni, koji su posvećeni novim alatima i pristupima i spremni su da dele svoja znanja i ohrabre druge da se razvijaju. Mi imamo interne zajednice koje promovišu i podržavaju nove veštine za sve, na primer, razvoj novih digitalnh alata, agilnost, upravljanje promenama i virtuelna saradnja. Ovi timovi izrađuju materijale za podršku i obrazovanje, aktivno ih dele i pomažu saradnicima da nauče, i primene ove veštine i koncepte u svakodnevnom radu.

Granice su nestale za razvoj karijere i privlačenja talenata 

Više nema granica kada su u pitanju privlačenje talenata svuda i razvoj karijera zaposlenih širom sveta. To zavisi od jezičkih veština za konkretan posao, ali fizička lokacija, mobilnost ili spremnost da se preselite više ne igraju tako važnu ulogu u stremljenju ka karijeri iz snova. U ovoj situaciji i zaposleni i poslodavci pobeđuju. Zaposleni mogu da istraže prilike za razvoj karijere bez žrtvovanja porodičnih ili ličnih aspekata, a kompanije mogu da zaposle specijaliste visokog nivoa bilo gde.

Mars zapošljava na daljinu već neko vreme, tako da su onlajn razgovori s kandidatima i procena sposobnosti već deo našeg procesa zapošljavanja. Sada pokrećemo još jedan digitalni alat u našem regionu, koji se odnosi na proces onlajn „onboardinga“ odnosno procesa uvođenja novog zaposlenog u kompaniju i pripreme za rad na novoj poziciji. Neće biti potrebno fizičko prisustvo menadžera linije ili članova tima da bi nove koleginice ili kolege počele da rade, i učiniće proces lakšim, s obzirom da će mnoge aktivnosti u vezi s uvođenjem u posao biti automatski dodeljene, i digitalno obezbeđene, vodeći nove saradnike kroz proces na daljinu, i pružajući pristup svemu što im može biti potrebno.

Sve u svemu, kako bismo efikasno radili iz kancelarije budućnosti, moramo da usvojimo nove načine razmišljanja, stavove i veštine potrebne za ovaj novi sistem. Tehnologije pružaju priliku da se spreči širenje virusa, ali zato moramo da naučimo da izgradimo odnose i ojačamo ih na daljinu, što znači učenje o kulturnim razlikama, razumevanje stila lične komunikacije, i spremnost da se on koriguje kad je neophodno.

S obzirom da kancelarija budućnosti donosi prilike za saradnju s ljudima širom sveta, još veći fokus je na različitosti i inkluzivnosti, kako bismo obezbedili da se svi osećaju prihvaćeno, poštovano i angažovano.

(Autor: Zorana Novaković, direktorka za ljudske resurse i organizaciju u Mars Multisales UBBAI)