Šta se može dogoditi kompanijama kada viša sila pošalje sve zaposlene na rad od kuće

Ilustracija: Nikola Jovanović Foto: Nutanix/Shutterstock

Nije tajna da način na koji poslovni lideri podržavaju i stvaraju uslove za svoje zaposlene može imati dubok uticaj na produktivnost kompanije. U stvari, studije pokazuju da kad su zaposleni visoko angažovani, verovatno će pokazati i za 38% veću produktivnost.

Angažovanje i omogućavanje zaposlenima obavljanje zadataka uz pomoć tehnologije postalo je još kritičnije za IT lidere tokom onoga što polako postaje seizmička promena kada je u pitanju rad od kuće, kriza koja se dešava na globalnom nivou. Naslovi iz proteklih nedelje pokazuju nam da i tehnološki divovi podstiču zaposlene da rade od kuće u narednom periodu - uključujući Twitter, Google, Salesforce i druge velike kompanije.

Kako zaposleni sve više koriste tehnologiju iz svojih domova, jednostavnost upotrebe postaje ključni parametar za produktivni rad.

Ljudi nisu mašine – mi imamo emocije i frustracije; dešava se da nam je nekada jednostavno svega preko glave - a za organizacije i IT lidere, to mora biti signal da ponude nove, prave alate za novonastale okolnosti. Potrebna je primena tehnologije koja će zaposlenima davati nove mogućnosti u novonastaloj situaciji, a ne ona koja će ih uskraćivati u poslu.

Imajući sve ovo u vidu, kako bi onda poslovni i IT lideri trebalo da se postave i omoguće svojim zaposlenima da rade s bilo kog mesta, u velikom obimu?

Evo tri načina.

Planirajte sve scenarije i testirajte limite vaše mreže

IT sektor već neko vreme razvija arhitekturu i donosi tehnologije za daljinski rad - uostalom, 74% ljudi veruje da je fleksibilan rad postao "nova norma", pokazalo je istraživanje iz 2019. godine. Ali jedno je imati deo radne snage koja radi od kuće, a potpuno drugi scenario je kada se hiljade ljudi istovremeno povezuju na daljinu sa VPN-om kako bi radili u isto vreme. Javlja se pitanje kako će ceo sistem raditi obzirom na novonastale okolnosti.

Mnogi alati za preduzeća su napravljeni da rade samo interno, tako da je posao IT odeljenja da svima osigura bezbedan pristup aplikacijama i podacima sa svojih uređaja od kuće. U vreme globalne krize, kada postoji strah i opšti nedostatak informacija, poslovnim i IT liderima od ključnog je značaja da svojim zaposlenima pruže konkretne informacije, alate i procese na koje se oni mogu osloniti sa pouzdanjem.

Razmišljanje o eventualnostima i planirajte za „šta ako“ scenarije, presudan je prvi korak. Šta ako, bez upozorenja, cela vaša kompanija mora da ode kući? Šta ako se mreža preoptereti? Šta je rezervni plan? Da li se može nastaviti rad sa postojećim alatima i toliko ljudi?

Da li ljudi imaju jasna uputstva kako pristupiti sistemima koji su im potrebni za obavljanje svog posla?

Nakon što ste razvili određen broj mogućih scenarija, sledeći korak je testiranje kako bi se osigurale performanse i skalabilnost. Ako ste u kompaniji koja u ovome nije mnogo napredovala, učinite to odmah. Planirajte jedan dan kada ceo IT sektor radi od kuće. Ako nešto fizički ne funkcioniše, ovo je odlična prilika da saznate nešto o tome i popravite ga. Pravilno razumevanje toga kako je to kada je ceo tim u potpunosti zavistan od tehnologije, doprineće unapređenju tokova rada koji su stvoreni kao rezultat.

Organizujte se na osnovu tehnologije - ne samo koje alate koristite, već i kako ih koristiti

Mnogi ljudi govore o tehnologijama za daljinsku saradnju - od video konferencija do desktop-as-a-service tehnologije - ali ono što se ne ističe u prvi plan je značaj konfiguracije. Pitanja o tome kako koristiti tehnologiju podjednako su važna kao i to koja tehnologija se koristiti.

U Nutanix-u smo napravili stalno rastući intranet (interni) sajt pod nazivom „Kako raditi od kuće“. Tu se nalaze detalji o tome kako pristupiti VPN-u, prijavljivanju u aplikacije koje se koriste na nivou cele kompanije, zatim detalji o našem alatu za video konferencije kao i o tome kako zaposlenima omogućiti da koriste svoje mobilne telefone na našoj Cloud-baziranoj PBX platformi (privatnom telefonskom sistemu).

Ova sajt objedinjuje informacije na jednom centralnom mestu za rad na daljinu, a ujedno je i dragoceni izvor za sve nove zaposlene koji se pridruže kompaniji. Takođe smo naporno radili da bismo zaposlenima (i kupcima) omogućili naše cloud rešenje, Frame - virtuelni desktop radni prostor koji omogućava pojedincima, timovima, kupcima i partnerima pristup njihovom desktopu, podacima i mrežama za rad, bez potrebe da budu u kancelariji. Kroz ovo rešenje, osoblje koje je udaljeno ima siguran i pouzdan pristup bilo kojoj aplikaciji sa svog kućnog web browser-a, bez potrebe za preuzimanjem dodatnog softvera.

Konačno, radnicima dajemo smernice oko optimalnih interakcija i angažmana. Ovaj skup smernica oko „tehničke higijene“ znači kolektivno odlučivanje o pitanjima kao što su: „Da li bi svi sastanci trebalo da budu snimljeni? Da li ćemo ponuditi pismene transkripte snimljenih sastanaka? Kako ćemo osigurati da svi učesnici sastanka budu angažovani?"

Iako neki od odgovora na ova pitanja prevazilaze sektor IT-a, na njih često utiče upravo to koji alat IT tim odabere - na primer, neki alati za video konferencije nude mogućnosti transkriptovanje (poput Zoom ili Huddl.ai), dok drugi ne. Ako se ceo tim uskladio oko toga ne samo koje alate koristite, već i oko toga kako ih koristite, zaposleni će se samostalno povezati i produktivnije će raditi.

Pripremite se uz pravu dokumentaciju koja će svima pomoći

Takozvani „runbooks“ osnovni su princip upravljanja IT-om, koji opisuje u kom smeru se sistem kreće - bilo na mreži, u cloud-u itd. - kako da mu pristupite, upravljate nalozima i lozinkama, očekivanim operacijama i performansama, praćenju smernica i kako da se zaustavi i pokrene čitav sistem. U najgorem slučaju, ako važan saradnik u potpunosti nije dostupan, svi članovi tima moraju imati znanje o tome šta se radi u tom slučaju.

Danas se gotovo svaki runbook i povezani radni tokovi mogu automatizovati. Koliko je vaša organizacija napredovala u samostalnom vođenju stvari, ogroman je faktor koji doprinosi vašoj sposobnosti da preživite oluju poput ove, čak i ako je značajan deo tima pogođen ili ne može da radi. Ako još niste započeli put automatizacije, samo ažuriranje informacija vašeg runbook-a dobar je korak da se osigura doslednost i obezbede rezultati.

Iskoristite vreme da biste primenili alate sa malim kodom ili bez koda u procesu automatizacije ovog ažuriranog runbook-a. Dovoljna je zamena i svega 5% vaših manuelnih operacija kodom, i to može značajno doprineti vašoj sposobnosti da skalirate u vremenu pojačanih pritiska.

Suština u IT vođstvu je da glavna vrednost organizacije dolazi od njenih zaposlenih. U trenutku kada se oni moraju izolovati jedni od drugih dok nastavljaju da svakodnevno obavljaju svoj posao, način na koji ih IT sektor podržava i omogućuje im rad uz pomoć tehnologije, ima dubok uticaj na produktivnost jedne kompanije u celini.

(Autor: Wendy M. Pfeiffer, CIO, Nutanix)