Onlajn sastanak može biti uspešan, samo ako znate kako da ga organizujete. Ovo je 5 ključnih saveta

Virtuelni sastanci obaraju rekorde / Foto: Shutterstock

Poslovni sastanak na daljinu možda ne može da zameni sastanak uživo, ali to ne znači da ne može biti uspešan. Ukoliko radite od kuće - znate da je ovaj način rada specifičan, ali kad je već situacija trenutno takva, kako se što lakše i bolje pripremiti za razgovor s kolegama i partnerima?

S tehničke strane, onlajn sastanak ima manu, jer se "detaljno" vidi samo osoba koja govori - ona je u prvom planu, dok neverbalna komunikacija drugih sagovornika izostaje. Osim toga, može nastati kakofonija ako svi krenu da komentarišu nečije izlaganje ili ga dopunjuju svojim predlozima, kao na "živom sastanku".

Teme za vas

Zato je bolje da u jednom momentu, govori samo jedna osoba. Iako znamo da nije pristojno "upadati drugome u reč", složićemo se da sastanak uživo ima svojih čari ako su kolege ili partneri zainteresovani za temu i imaju potrebu da istaknu svoje mišljenje, nego da svi sede, ćute i čekaju da se izlaganje jedne osobe završi.

Sastanak na daljinu zahteva više vremena i pažnje u pripremi, a ovo je 5 ključnih koraka kojih bi trebalo da se pridržavate:

Zašto nam treba ovaj sastanak?

Razgovor na daljinu nikada ne može biti "ad hok", on mora biti pripremljen i mora imati cilj. Kada smo u kancelariji, u toku dana nam se može desiti da imamo na desetine "sastanak usput", onih nezvaničnih, kada s kolegama razjašnjavamo nedoumice ili delimo nove informacije. Ipak, sada kada nam oni nisu fizički dostupni, stvari se pomalo komplikuju. Bilo bi dobro da ograničite broj dnevnih sastanaka i da ih do detalja organizujete. Osim toga, gledajte da svaki ima jasnu temu i da ne traje duže od sat vremena, da ne bi postao naporan svim učesnicima.

Odredite cilj

Najbolje je da sastanak organizuje i vodi šef kompanije, ili jedne grupe, jer ako nekome prepustite taj zadatak, da organizuje sastanak po vašim zamislima, to možda neće ispasti dobro. Osim toga, sastanak mora da ima jedan glavni cilj, ostale teme su sporedne u tom trenutku. Taj cilj naglasite čim se uključite u onlajn razgovor, tako da svi učesnici budu na vreme obavešteni i da znaju šta prate. Osnovno je: podela informacija od značaja, donošenje odluka, pravljenje plana. Dodatno je: kako se ljudi sada osećaju i šta im je potrebno.

Poslovni sastanak mora da ima samo jedan glavni cilj / Foto: Shutterstock

Ključno: Odabir sagovornika

Uloge odredite na osnovu konkretnog doprinosa sastanku, ali ne zaboravite i lične stilove rada konkretne osobe. Trebalo bi da toliko poznajete kolege, da znate čiji karakter je presudan u ovim napetim trenucima: birajte osobe koje imaju znanje, ali i vedar duh. S obzirom na to da okolnosti nisu uobičajene, ostavite mesta spontanosti, i imajte razumevanja za one koji imaju decu ili neke druge obaveze, pa ne mogu možda uvek da budu na visini zadatka.

Kad je reč o ulogama, bilo bi dobro da za svaki sastanak odredite: ko će da da uvodno mišljenje ili stav na određenu temu. Zatim, ko treba da da doprinos tom mišljenju svojom ekspertizom ili specifičnom timskom ulogom, na primer - ko treba da odobri takav stav? Na kraju, ko je odgovoran da se zaduženje kvalitetno izvede, i tome slično. Zapamtite, ne mogu svi sve da rade, podela posle je veoma bitna.

Papir sve trpi

Ukratko rečeno: kreirajte agendu. Zbog prethodno navedenih razloga, ova agenda bi trebalo da bude detaljnije sastavljena. Nije svaka tema ista, neka je značajnija, neka ima veću emotivnu vrednost, pa zahteva i više pripreme. Vrlo je važno da vaši sagovornici vide i osete da ste se zaista spremali za sastanak, i da nije sve stalo. Atmosfera sastanka uživo sada ne postoji, pa je potrebno nadomestiti je detaljnom pripremom. Probajte da predvidite pitanja koja će sagovornici postavljati, i spremite odgovore na njih. Iako se komunikacija nastavlja onlajn, ona mora biti na nivou: planirajte vreme za to da ljudi podele svoje utiske, emocije i potrebe.

Ne odstupajte od rutine

Svi znamo koliko je to važno, posebno u poslovnom svetu. Jedan mali ispad, i već možemo da kaskamo, a potom biznis trpe zbog lošije organizacije ili komunikacije. Iako sada radite na daljinu, nemojte odlagati sastanke. Oni se moraju održavati, kako bi zaposleni i dalje imali utisak da rade u kolektivu, da nisu sami, da neke odluke ne mogu da donose na "svoju ruku", i tome slično. Svim učesnicima sastanka na vreme pošaljite poziv za sastanak, predložene teme, odnosno agendu sastanka sa svim planiranim učesnicima. Možda prvi sastanak neće proći kako ste zamislili, ali onda ćete znati gde se pogrešili i imaćete vremena da se bolje pripremite za naredni.

(Telegraf Biznis)